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<이슈&리포트> 시말서 작성을 거부하는 직원에 대한 실무 처리 요령

HR에서 직원에게 어떤 사안에 대해서 경위서를 제출하라고 요구하자, 직원은 부당한 징계에 해당한다면서 경위서 작성을 거부하고 있습니다.

경위서 작성을 요구하는 것 자체가 징계에 해당하는 것일까요.

실제로 회사에서는 다양한 형태의 문서들을 비슷비슷한 명칭으로 부르면서 사용하기도 합니다.

위에 예시처럼 경위서, 시말서, 사유서, 확인서 등이 있을 수 있는데요.

어떤 차이가 있을까요.

원칙적인 질문으로 돌아가서 특정한 사안에 대해서 직원에게 경위서 작성을 요구하는 것 자체가 징계에 해당할까요.

이번 <이슈&리포트>에서 정리해보았습니다.

#징계 처분 여부를 결정하기 위한 관련 자료의 제출 요구

회사가 직무와의 관련성 등 징계처분을 할 것인지 여부를 결정하기 위하여 관련자료의 제출을 요구하는 것은 사용자가 갖는 인사권의 합리적인 행사라고 할 것임

만약, 해당 직원이 정당한 이유없이 이를 거부하는 것은 그 자체로 직원으로서의 충실의무를 위반한 것에 해당되어 징계사유에 해당한다고 볼 수 있음

<실무 주의사항>

그러나, 사용자의 자료제출 요구에 불응했다고 해서 모두 징계사유가 될 수 있는 것은 아니며, 자료제출 요구의 정당성 여부를 판단해야 함.

#시말서 제출 요구 시 실무상 주의 사항

근로자가 근로계약상 의무를 위반하거나 직장질서를 훼손했을 경우라도 회사가 사죄와 반성의 의미가 담긴

시말서를 제출토록 명령하는 것은 근로자의 ‘양심의 자유’를 침해하여 법적으로 정당성(효력)이 없음

그 동안 법원은 근로자에 대한 ‘시말서 제출명령의 정당성’ 그 자체에 대해서는 분명한 입장을 제시하지 않고, “시말서를 제출하지 않았다는 점 만을 이유로 징계의 종류 중 가장 무거운 해고를 선택하는 것은 징계권의 범위를 일탈한 것으로 본다”라는 일반적인 입장을 취해왔음

【대판 2010.1.13, 2009두6605 / 시말서 제출명령의 정당성에 대한 명확한 판단기준 제시】

취업규칙에서 사용자가 사고나 비위행위 등을 저지른 근로자에게 시말서를 제출하도록 명령할 수 있다고 규정하는 경우

그 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 근로관계에서 발생한 사고 등에 관하여 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용이 포함된 사죄문 또는 반성문을 의미하는 것이라면, 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해하는 것이므로 그러한 취업규칙 규정은 헌번에 위배되어 근로기준법 제96조 제1항에 따라 효력이 없고 그에 근거한 사용자의 시말서 제출명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다”고 판시

#경위서 작성 요구 그 자체를 ‘징계’라고 할 수 있는지

경위서는 문언 그대로 어떠한 일이 벌어진 경위를 설명하는 서면임

일체의 경위서 작성요구 그 자체를 징계라고 할 수는 없음

【사례연구(서울고법 2011.6.9, 2011누411)】

회사의 취업규칙에는 징계의 일종인 견책의 내용을 경위서.각서.시말서를 받고 훈계한다고 규정하고 있기는 하나 이는 징계의 집행방법을 설명한 것에 불과하고 회사로서는 일정한 경우 사건의 내용을 파악하고 관련자들의 소명을 듣는 차원에서 경위서 작성을 요구할 필요가 있는데 이러한 차원에서 이루어지는 일체의 경위서 작성요구 그 자체를 징계라고 할 수 없다.

#경위서, 시말서, 사유서, 확인서의 차이

○경위서

어떤 일에 관하여 개인적인 의견이 아닌 객관적이고 중립적인 입장에서 그 일의 경과 과정을 기술한 문서

경위서는 시말서와 유사하지만 시말서보다는 가벼운 과실이거나 정당한 사유가 있었을 경우에 주로 작성

○시말서

자신의 잘못에 대하여 그 일의 전말과 함께 본인의 잘못을 반성하는 내용을 적은 문서

최근 용어의 순화에 따라 ‘시말서’라는 용어보다 ‘경위서’란 용어로 대체하여 사용하고 있는 추세

○사유서

일이 발생하게 된 상황과 원인 등을 기술한 문서

자신이 행한 일에 대해 소명하는 자료로 작성

○확인서

특정한 사실이나 법률관계에서 있고 없음이나 옮고 그름 따위를 판단하여 확실하게 인정하는 문서

#징계처분의 종류와 강도

실무에서는 징계의 하나로 경고나 견책처분을 할 경우에는 주로 ‘시말서를 작성케 하고, 징계가 아닌 단순히 경고차원으로 할 경우에는 ‘경위서＇로 작성하는 경우가 많음